Wir über uns
Eine sternzeit entsteht... – wie bei der sternzeit gearbeitet wird

Peter Fuchs, et al.

1975 gibt es sternzeit. Gegründet von einigen wenigen astronomischen Vereinigungen im Ruhrgebiet sind es zurzeit 26 Vereinigungen bundesweit, welche die Zeitschrift tragen. Aber den „harten Kern“ derer, die schon seit langer Zeit die Ausgaben gestalten und „den Laden am Laufen halten“, den findet die Leserschaft immer auf der zweiten Innenseite einer Ausgabe.

Welche Aufgaben dahinter stehen und was alles damit verbunden ist, möchten wir im Folgenden kurz vorstellen. Das ist nicht ganz uneigennützig, denn wir brauchen Verstärkung! Dringend! Die jetzige Mannschaft ist häufig schon jenseits der 60. Auch wenn das kein Alter ist, ist frischer Wind sicher nicht schlecht. Um zu wissen, wie alles so abläuft, muss man auch mal hinter die Kulissen schauen. Und das folgt jetzt. Angemerkt sei noch, dass alle ehrenamtlich arbeiten. Auslagen (z.B. Porto) werden natürlich ersetzt, aber auch hier achten wir darauf, dass nicht mehr ausgegeben wird als nötig.

Im Vordergrund steht die Redaktionsarbeit zum Erstellen einer Ausgabe, aber es gibt auch Arbeiten auf einer höheren Ebene: die Finanzverwaltung, der Web-Auftritt, die Einzelabo-Verwaltung und die Inserentenwerbung/-betreuung. Fangen wir mit diesen Aufgabengebieten mal an.

Finanzen

Ohne Geld geht gar nichts – das ist wohl fast überall im Leben so und auch bei unserer Zeitschrift. Druck und Versand machen dabei den Löwenanteil der Kosten aus, die der Trägerverein Sternzeit e.V. viermal im Jahr stemmen muss. In den Jahren 2019 und 2020 waren dies alleine jeweils rund 9.300 Euro.

Sternzeit e.V. arbeitet kostendeckend (nicht gewinnorientiert) und erhebt bei den Vereinen, aber auch bei den Einzelabonnenten Kostenbeiträge, um die finanzielle Waage im Gleichgewicht zu halten. Rund 1.000 Euro nimmt der Trägerverein noch durch Anzeigenwerbung ein, was den Preis für ein Heft etwas reduziert. Doch die zahlreichen Portoerhöhungen der Deutschen Post haben in den vergangenen Jahren viele Sparversuche wieder zunichte gemacht. Möglicherweise ergibt sich zukünftig bei den Druckkosten etwas Einsparpotenzial. Doch die Qualität bei einer Ausgabe steht über allem – inhaltlich, aber auch beim äußeren Erscheinungsbild. Um die Finanzen kümmert sich aktuell Peter Osenberg, der dabei von einer externen Kraft gegen eine geringe Aufwandentschädigung unterstützt wird. Doch auch das ist eigentlich keine Dauerlösung, zumal der o.g. ja auch noch als Chefredakteur fungiert.

Web-Auftritt

Unser Webmaster ist Lars Naber. Er gestaltete unsere Homepage „sternzeit-online.de“ und hält diese aktuell. Interessenten können dort alles Wesentliche über die sternzeit bzw. Sternzeit e.V. erfahren. Und es steht ein großartiges Archiv zur Verfügung (siehe Abb.4). Dies und wie eine aktuelle Ausgabe eingefügt wird, beschreibt er nachfolgend:

Sind die Daten einer Ausgabe für den Druck fertiggestellt, gehen sie nicht nur an die Druckerei. Die Daten werden auch für die Website verwendet. So ist sichergestellt, dass alle Korrekturläufe gleichermaßen in dem Druckwerk und für die Website berücksichtigt werden. Die Sternzeit-Website hat eine eigens erstellte Datenbank, die die Strukturen der Printausgaben widerspiegelt. Die Ausgaben werden mit dem dazugehörigen Titelbild erfasst, dazu kommen die vollständigen Inhaltsverzeichnisse.

Die Sternzeit-Homepage besitzt ein vollständiges Heftarchiv aller jemals erschienenen Ausgaben mit allen Inhaltsverzeichnissen.

Für jeden Artikel sind Kategorie, Titel, Autor*innen und die Seitenzahlen erfasst. Eine Suchmaschine ermöglicht die Suche nach bestimmten Ausgaben anhand von Stichwörtern und Autor*innen-Namen. Wenn die fertigen Druckdaten einer neuen Ausgabe vorliegen, wird das komplette Inhaltsverzeichnis erfasst. Hinzu kommen Leseproben der auf der Titelseite erwähnten Artikel, ggf. mit einer Bildauswahl versehen. Veranstaltungen, die in der Sternzeit genannt werden, werden auf der Website auf einer eigenen Seite aufgelistet.

Eine Besonderheit ist der Sternzeit-Himmel. Für diesen Artikel werden der vollständige Text und alle dazugehörigen Bilder auf die Website übernommen. Eine eigene Tabelle in der Datenbank nimmt die astronomischen Ereignisse auf. Diese können dann beliebigen Artikeln zugeordnet werden. Während eine neue Printausgabe bei der Druckerei produziert wird, erfolgt meist parallel die erwähnte Vorbereitung für die Website. Ist der Versand erfolgt, muss dann die neue Ausgabe im Internet nur noch freigeschaltet werden.

Einzelabo-Betreuung

Die Betreuung der Einzelabonnenten ist ein separates Aufgabengebiet, denn es gibt nicht nur Leserinnen und Leser, die über einen der Herausgebervereine ihr Heft beziehen, sondern aktuell auch rund 250 weitere, die keinem Verein angeschlossen sind. Diese Datei will gepflegt werden, Adressänderungen müssen berücksichtigt und die Beitragszahlungen überwacht werden. Hinzu kommt regelmäßige Korrespondenz mit diesem Personenkreis, meist per Email. Eigentlich eine Aufgabe der Einzelabo-Betreuung, die aus nachfolgend beschriebenen Gründen derzeit von Peter Osenberg wahrgenommen werden muss.

Unser langjähriger Einzelabo-Betreuer Theo Kannenberg ist seit längerem schwer erkrankt und hat uns vor kurzem mitgeteilt, dass er von allen sternzeit-Aufgaben entbunden werden möchte. Natürlich wünscht das gesamte sternzeit-Team weiterhin gute Besserung, doch nun ist die Stelle vakant und wir benötigen dringend Unterstützung.

Viermal im Jahr müssen aus der Datei heraus Adressaufkleber erzeugt werden, die Umschläge müssen mit Heften bestückt und frankiert werden. Und einmal jährlich muss dem Versand eine Beitragsrechnung beigefügt werden. Eine Arbeit, die pro Ausgabe ein paar Stunden an Arbeit erfordert und derzeit extern ausgelagert werden muss, was eigentlich unnötige Kosten verursacht. Alles in Allem ist es fast schon beschämend, dass sich im Kreis der Herausgebervereine niemand findet, der diese Aufgabe übernehmen oder zumindest hierbei mithelfen möchte. Aufs Jahr gesehen hält sich der zeitliche Aufwand wahrlich in Grenzen!

Inserentenwerbung/-betreuung

Auch in der sternzeit finden sich einige Werbeanzeigen, welche die Kosten für die Herstellung mitfinanzieren, um somit letztlich den Herausgebervereinigungen ein möglichst kostengünstiges Heft anbieten zu können.

Um die Akquirierung neuer Inserenten kümmert sich Peter Fuchs. Er schreibt initiativ mögliche Interessenten an, baut Kontakte auf Astromessen auf (z.B. dem ATT) und betreut die gewonnenen Anzeigenkunden. Zur Betreuung gehört auch das Abfragen vor jeder Ausgabe, ob die Anzeigenvorlage noch aktuell ist oder ausgewechselt/geändert werden soll. Wenn die Ausgabe erschienen ist, wird eine Rechnung mit einem Belegexemplar verschickt.

Wenn wir Glück haben, meldet sich auch ein potenzieller Anzeigenkunde von sich aus. Aber das ist eher die Ausnahme. Wir versenden dann unsere Mediadaten und die aktuelle Preisliste an den Interessenten. Das Gewinnen neuer Inserenten ist ein schwieriges Geschäft, da sich vieles von den Printmedien ins Internet verlagert.
Kommen wir nun zur eigentlichen Redaktionsarbeit.

Zeitschiene

Unsere Ausgaben erscheinen immer zu Beginn eines Quartals - und das seit geraumer Zeit sehr pünktlich. Damit das so klappt, greifen hier verschiedene Räder ineinander. Der Redaktionsschluss einer Ausgabe liegt immer 1 ½ Monate vor dem Erscheinen. Das bedeutet zum Beispiel für diese Ausgabe: am 15.2. sollten alle Artikel bei der Chefredaktion eingegangen sein. Artikel gehen eigentlich zu allen Zeiten ein, aber für unsere Standardrubriken (Sonne, Himmel, VdSternzeit) ist dieser Termin als Deadline wichtig. Alle vorgesehenen Artikel werden dann (oder auch schon vorher) von mindestens drei Personen Korrektur gelesen. Die Korrekturen gehen laufend an die jeweilige Chefredaktion zurück, welche sie in einer Datei für das Layouten bereitstellt.

Ca. 3 bis 3 ½ Wochen vor dem Erscheinungstermin nimmt der Layouter seine Arbeit auf (siehe auch Kapitel „Layout“). Die Ausgabe wird jetzt so gestaltet, wie sie vor Ihnen liegt. Das dauert meist 8 bis 10 Tage. Alles, was der Layouter fertig stellt, kommt noch einmal zum Korrekturlesen. Mögliche Korrekturen werden abschließend eingearbeitet und die fertige Druckdatei der Druckerei zur Verfügung gestellt. Die Druckerei benötigt dann noch einmal 10 bis 14 Tage zur Fertigstellung. Die Zusammenarbeit mit dem Drucker, Herrn Kempf, könnte nicht besser sein, wird aber leider in absehbarer Zeit altersbedingt enden.

Er übernimmt zudem aktuell (natürlich nicht kostenlos) den Versand der Hefte an die Herausgebervereine, weil sich nach dem Rückzug der Hattinger Sternfreunde aus dem Aufgabengebiet „Versand“ leider niemand sonst aus dem Kreis der beteiligten Vereine hierfür gefunden hat. Michael Maucksch und seine Kolleginnen und Kollegen hatten diese Aufgabe über viele Jahre mit Bravour übernommen. Es steht nur zu hoffen, dass es auch hier zeitnah eine Nachfolgeregelung geben wird.

Chefredaktion

Peter Osenberg und Peter Fuchs wechseln sich bei der verantwortlichen Betreuung einer Ausgabe ab. Das ist einfach dem Zeitaufwand geschuldet, der ca. 1 ½ Monate vor dem Erscheinungstermin beginnt und mit dem Abliefern der Druckdatei an die Druckerei endet.

Die eingehenden Artikel werden von der Chefredaktion gesichtet. Rückfragen an die Verfasserin bzw. den Verfasser werden möglichst zeitnah gestellt. Manchmal ist die Auflösung einer Abbildung ungenügend, manchmal sind es Verständnisfragen. In wenigen Fällen geht der Artikel auch zur Überarbeitung zurück. Fehlen Artikel zum Füllen der 52 Seiten einer Ausgabe, spricht man entweder gezielt potenzielle Autorinnen bzw. Autoren an oder startet einen (so wie bei letzten Ausgabe) allgemeinen Aufruf.

Alle Artikel werden dann an unser Korrekturteam (s.u.) weitergeleitet. Die erforderlichen Korrekturen werden dann von der Chefredaktion zu einer endgültigen Datei zusammengeführt. Aus den vorliegenden Artikeln wird parallel zum Korrekturlesen die Ausgabe mit Hilfe einer Excel-Tabelle vorgestaltet: welcher Artikel wird wo in der Ausgabe platziert? Wie passen die Seitenlängen zusammen? Gibt es besondere Platzierungswünsche? Welcher Artikel wird die Titelstory? Preisangaben dürfen nur auf den ersten und letzten vier Seiten einer Ausgabe auftauchen – auch das gilt es (vor allem bei Anzeigen) zu berücksichtigen. Wenn alles augenscheinlich passt, werden die Dateien und die Gesamtplanung in das „sternzeit-Forum“ geladen, auf das alle Redaktionsmitglieder Zugriff haben. So auch unser Layouter, der sich von dort alle notwendigen Dateien herunterlädt. Dann nämlich beginnt dessen Arbeit (siehe dort).

Während der Layoutphase kommt es immer wieder mal zu kürzeren oder längeren Seitenbelegungen als geplant. Dann wird möglicherweise noch mal umgebaut, um dieses Manko auszugleichen. Dazu liegen kleinere „Lückenfüller“ in Bereitschaft, wenn die Seiten nicht vollständig belegt sind. Zu Ende ist die Arbeitsphase erst, wenn unser Layouter die Datei für die Druckerei bereit gestellt hat. Aber selbst dann kommt es in seltenen Fällen noch zu Anmerkungen seitens der Druckerei, z.B. wenn ein Foto drucktechnisch nicht optimal behandelt werden kann. Über das ganze Jahr gesehen ist die Chefredaktion der erste Ansprechpartner für alle Anfragen, Wünsche oder Bitten, die an sternzeit herangetragen werden, aber die heißesten Phasen sind immer die 6 Wochen vor dem Erscheinen einer Ausgabe.

Korrekturlesen

Was wären wir ohne unsere fleißigen Unterstützer, die alle Artikel in der Rohfassung und layouteten Fassung auf Fehler aller Art sichten? Zurzeit sind das Joachim Gripp in Kiel, Uwe Schmidtmann in Einbeck, Susanne Friedrich (speziell für die Sonne-Rubrik) in Pörnbach sowie die beiden Chefredakteure.

Alle Dateien gehen spätestens zum Redaktionsschluss per Mail an die Korrekturleser/in, die sie im Anschluss mit ihren Anmerkungen an die Chefredaktion zurücksenden. Eine weitere Korrekturschleife wird mit den layouteten Artikeln durchlaufen. Dort gefundene Auffälligkeiten werden an den Layouter gemeldet. Dank dieser Korrekturschleifen sind unsere Artikel seit vielen Jahren fast fehlerfrei, aber natürlich gilt dennoch: „nobody is perfect.“

Layout

Normalerweise beginnt die Arbeit des Layouters, wenn alle Texte, Bilder und die Struktur des Heftes vorliegen. Im ersten Schritt werden von der Datenbasis, sternzeit-Forum genannt, im Internet die Texte und Bilder heruntergeladen. Die Aufgabe besteht nun darin, das ganze Material in eine ansprechende Form zu bringen. Dazu dienen zwei Programme: Adobe Photoshop für die Bildbearbeitung und Adobe InDesign für die eigentliche Zusammenstellung von Bild und Text. Bilder müssen zuerst umformatiert werden. Ein normales Foto liegt üblicherweise als RGB-Bild mit einer Auflösung von 72 dpi (dots per inch) vor. Das wird nun geändert. Für den Druck ist es erforderlich, die RGB-Daten in CYMK (Cyan, Yellow, Magenta, Key (Schwarz)) umzuwandeln, die Auflösung auf 300 dpi zu erhöhen und den Bildausschnitt sowie die Bildgröße festzulegen. Dazu wird Photoshop benötigt.

Für die Anordnung von Text und Bild liegen die einzelnen Seiten vorformatiert bereit und können abgerufen werden: Titel, Text, Impressum, Inhalt, Galerie, linke oder rechte Seite. In diese noch leeren „Formulare“ wird der Text als Fließtext importiert. Passend zum Text werden die Bilder arrangiert, wobei man aufpassen muss, dass ein ruhiges Layout entsteht, das den Inhalt betont und dem Leser schnell Orientierung bietet. Einzelzeilen in einer neuen Spalte sehen nicht gut aus und müssen durch geschickte Formatierung vermieden werden. Bilder mit weißen Details am Rand (z.B. Wolken), benötigen einen Rand, damit sie nicht „auslaufen“. Das Ziel ist immer eine gute Lesbarkeit der Artikel. Der Leser sollte nicht durch Layoutfehler irritiert werden.

Die Texte liegen zunächst in einer beliebigen Schrift vor. Im Zuge einer einheitlichen Heftgestaltung wird die Schriftart dann auf Minion Pro, 10dpi, Regular, geändert. Vorformatierungen werden aufgelöst bzw. neu angepasst. Schwierig ist mitunter die Auflösung von Tabellen, die fast nie in der vorliegenden Form übernommen werden können. Bei der Umwandlung der Texte ist auch zu beachten, dass einige Sonderzeichen oft nicht korrekt wiedergegeben werden und überprüft werden müssen.

Wenn alles gut gelingt, füllt der Artikel nachher die gesamte Seite, so dass die Überschrift des nächsten Artikels oben auf eine neue Seite zu liegen kommt. Das erreicht man oft durch Variation der Bildgröße oder des Bildausschnitts.

Das Layout des Gesamtheftes dauert etwa 30 Stunden. Der Layouter muss ein gutes Beurteilungsvermögen für die Wirkung und Anordnung von Text und Grafik haben. Das verwendete Programm InDesign ist relativ komplex und erfordert einige Geduld beim Einarbeiten in die Materie. Das gegenwärtige Layout des Heftes wurde 2011 gemeinsam festgelegt und liegt ebenfalls im Forum abrufbar vor. Anpassungen werden nur in gemeinsamer Rücksprache vorgenommen. Am Ende hat man eine hochwertige pdf-Datei von etwa 30 MB, die an den Drucker geschickt wird.